intelliSigner 2.0: Rechtskonforme Rechnungssignatur nach §14 UStG

Rechnungen lassen sich ganz besonders schnell und kostengünstig per E-Mail versenden. Was viele Gewerbetreibende nicht wissen: Die Rechnungen sind nicht Vorsteuer-abzugsberechtigt, wenn sie nicht mit einer autorisierten digitalen Signatur versehen sind. Der intelliSigner 2.0 sorgt dafür, dass die eigenen PDF-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und versieht sie mit einer qualifizierten Signatur.

Es lohnt sich, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Dann erreichen sie ihren Empfänger ohne Verzögerung - und der Versand kostet nicht einmal Porto. Nun hat der Gesetzgeber dafür gesorgt, dass der elektronische Rechnungsversand doch nicht ganz so einfach ist, wie er es sein könnte. Rechnungen, die per Mail empfangen und einfach nur ausgedruckt werden, sind nämlich nicht Vorsteuer-abzugsberechtigt. Das bedeutet: Bei einer Steuerprüfung kann es sein, dass der Prüfer die auf den Rechnungen ausgewiesene Mehrwertsteuer wieder zurückfordert - und das kann teuer werden. Das Signaturgesetz (SigG) und der § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG.) legen fest, dass elektronisch übermittelte Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur versehen sein müssen.

Das klingt teuer, kompliziert und für normale Gewerbetreibende nicht realisierbar. Doch es geht auch anders. Der intelliSigner ist eine kostengünstige und professionelle Lösung für kleine und große Gewerbe, die dabei hilft, PDF-Rechnungen und andere Dokumente zu signieren. Das Programm stammt von Broadgun Software und wurde in Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei/D-Trust entwickelt. Diese Lösung ist sofort einsatzfähig und kann mit nur wenigen Klicks gesetzeskonforme signierte Rechnungen erstellen.

Ein wenig Faktenwissen: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine elektronische Unterschrift, die ein Zertifikat von einem Zertifizierungsdienst verwendet, der bestimmten Sicherheitsanforderungen des deutschen Signaturgesetzes entspricht. Ein Zertifikat ist dabei eine elektronische Bescheinigung, mit der ein Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet und die Identität dieser Person bestätigt werden kann.

PDF-Dokumente signieren mit dem intelliSigner: So wird es gemacht!

Zum intelliSigner 2.0 gehört das Programm pdfMachine Office mit dazu. Der CHIP-Testsieger (Heft 3/08) ist dazu in der Lage, PDF-Dokumente aus jeder beliebigen Windows-Anwendung heraus anzulegen. So ist es kein Problem, Rechnungen etwa in Word aufzusetzen, um sie dann gleich ins Portable Document Format zu exportieren.

Diese PDF-Rechnungen lassen sich dann in den intelliSigner laden. Bei bestehender Internet-Verbindung muss zunächst der Befehl "Dokument signieren" aufgerufen werden. Hat sich der Anwender für den Signaturservice registriert und verfügt er auf seinem Konto noch über ausreichend Signaturen, so wird die PDF-Datei über eine gesicherte Leitung zum Signaturserver der Bundesdruckerei/D-Trust übertragen. Kurze Zeit später wird die qualifiziert digital signierte PDF-Datei wieder zurückübertragen und im Programm angezeigt. Anschließend kann die signierte Datei auch schon gespeichert oder digital verschickt werden.

Mit der Freigabe der Version 2.0 kann der Signaturprozess nun auch komplett automatisiert im Hintergrund ablaufen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn direkt aus ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen Angebote oder Rechnungen erzeugt und per E-Mail an den Empfänger geschickt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob einzelne Dokumente oder groß Mengen signiert und versendet werden sollen. Möglich wird das durch die Übergabe von Parametern, wie z.B. der E-Mail-Adresse aus der Warenwirtschaft an den intelliSigner.

Der intelliSigner 2.0 kostet in der 1-Client-Version 355,81 Euro (inkl. MwSt.) und beinhaltet bereits 100 qualifizierte Signaturen. Wer mehr Signaturen benötigt, kann jederzeit zusätzlich Signaturpakete hinzu buchen. Das Signaturpaket 250 kostet 104,13 Euro (inkl. MwSt.), das Signaturpaket 10.000 ist für 2.023 Euro (inkl. MwSt.) zu haben.

Anwender, die das Programm testen möchten, können eine Demo beantragen. Sie ist nach der Freischaltung durch Broadgun Software voll einsatzfähig, kann aber noch keine qualifizierten Signaturen erstellen. Das Programm arbeitet unter Windows 2000/XP/2003 und XP x64, 2003 x64 sowie MS Vista .NET 2.0. (3839 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)


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