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pdfMachine ZUGFeRD

ZUGFeRD – einheitliches Format für elektronische Rechnungen

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.
Dieses Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse ermöglichen.
  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“
  • Ist das einfachste Format für den Versand von elektronischen Rechnungen.
  • Das neue Format erleichtert die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlicher Anforderungen (z.B. die Prüfung nach §14 UStG).
  • Rechnungen werden in einem PDF-Format (PDF/A-3) versandt.
  • Die Daten werden zusätzlich standardisiert im XML-Format automatisch mit übertragen.
  • Das einheitliche Format ermöglicht die automatisierte Buchung und gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen.
  • Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können mit ZUGFeRD ihre Prozesse erheblich vereinfachen. Ziel ist es, dass künftig jede Finanz- und Buchhaltungssoftware automatisch Rechnungen nach dem neuen Verfahren erzeugen kann.
  • PostIt


ZUGFeRD ist die nationale Plattform von:

PostIt


Erfüllt die Anforderungen einer PDF Rechnung im ZUGFeRD-Format

Ein ZUGFeRD PDF ist eine PDF Datei, die neben den sichtbaren Texten und Grafiken in einer Rechnung auch strukturierte Rechnungsdaten in einem eingebetteten XML-Dokument enthält. Diese XML Daten lassen sich von ZUGFeRD-konformen Anwendungen wie SAP oder Microsoft Dynamics NAV und vielen anderen ERP-Systemen weiter verarbeiten.

PostIt


pdfMachine ZUGFeRF generiert die PDF Rechnung streng nach den Vorgaben des ZUGFeRD-Standards automatisiert aus jeder Warenwirtschaft bzw. jedem Auftragsbearbeitungsprogramm und kann sie sogar in einem Arbeitsvorgang direkt an den Empfänger per E-Mail versenden. Möglich wird das durch die leistungsfähige Parametersteuerung mit deren Hilfe komplette Vorgänge mit nur einem Klick direkt aus der Warenwirtschaft heraus erledigt werden können.



In diesem Beispiel wird automatisiert eine Rechnung mit elektronischem Briefpapier erstellt, abgespeichert und per E-Mail versendet

#_ email partner@broadgun.de _#
#_ savepdf c:\testcebit.pdf _#
#_ StationeryEnableStationeryAllPages 1 _#
#_ StationeryPathStationeryAllPages C:\pdfbriepapier\Briefpapierbroadgun0504.pdf _#
#_ StationeryOnTopStationeryAllPages 1 _#
#_ emailsubject Broadgun Rechnung Nr.5983.pdf _#
#_ docname Rechnung _#
#_ emailbody Hallo, _#
#_ embed c:\KurzbeschreibungpdfMachine.pdf _#



Am Beispiel Microsoft Dynamics NAV (Navision) wird deutlich, was die Parametersteuerung in Verbindung mit ZUGFeRD leistet

ParametersteuerungMit der Aktivierung der Parametersteuerung in den Optionen von pdfMachine ZUGFeRD und dem einmaligen Einbinden der gewünschten Parameter in den jeweiligen NAV- Report, steht ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung von Geschäftsabläufen in Verbindung mit beliebigen anderen Softwaresystemen zur Verfügung.

Wenn eine Rechnung erstellt und als PDF Datei per E-Mail an den Empfänger versendet werden soll, geschieht dies per Knopfdruck im direkten Versand aus Navision in Verbindung mit pdfMachine ZUGFeRD heraus, ohne dass Sie sich um irgendetwas kümmern müssen.

Mit der in pdfMachine ZUGFeRD integrierten Funktion der Parametersteuerung, lässt sich zum Beispiel steuern, ob während des Konvertierungsvorganges ein bestimmter Firmen-Briefbogen oder eine digitale Signatur eingefügt werden sollen.

Auch das automatische Abspeichern des Belegs in ein vordefiniertes Verzeichnis oder Archiv ist möglich.
Danach erfolgt der Versand automatisiert per E-Mail, da die pdfMachine die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers sowie den in der E-Mail verwendeten Text über Parameter aus Microsoft Dynamics NAV – erhält.

Hier steht eine detaillierte Parameterbeschreibung mit Beispielen zum Download zur Verfügung...



Neu ist nun das Einlesen und die Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in das ERP-System durch den Rechnungsempfänger

Rechnungsdaten in das ERP-SystemDazu wird der wie gewohnt sichtbaren PDF Rechnung ein XML Dokument angefügt. Diese Datei wird auf der Grundlage der standardisierten ZUGFeRD-Spezifikationen erstellt und enthält alle notwendigen Detailinformationen, wie z.B. Datum, Rechnungsnummer, Kreditoren, Artikel, Kostenstellen, Beträge etc., die zur Weiterverarbeitung im ERP-System des Empfängers notwendig sind. Durch das automatisierte Einlesen dieser Daten entfällt das häufig fehlerbehaftete und mühevolle manuelle Erfassen der PDF-Rechnungen.


Das spart Zeit und Geld!

Das spart Zeit und Geld!
Abbildung zeigt die in der PDF Rechnung eingebettete XML Datei.


Beispiel ZUGFeRD-Parameter in pdfMachine


#_ x_embed basic _# // embed basic ZUGFeRD profile (can specify different file if required)

// invoice id and dates
#_ x rsm:HeaderExchangedDocument/ram:ID 2323 _# // unique invoice ID
#_ x ram:IssueDateTime/udt:DateTimeString 20140711 _#
#_ x ram:OccurrenceDateTime/udt:DateTimeString 20140711 _#

// set the totals
#_ x ram:LineTotalAmount 1000.00 _#
#_ x ram:ChargeTotalAmount 0 _#
#_ x ram:AllowanceTotalAmount 0 _#
#_ x ram:TaxBasisTotalAmount 1000.00 _#
#_ x ram:TaxTotalAmount 100 _#
#_ x ram:GrandTotalAmount 1100 _#
#_ x ram:DuePayableAmount 1100 _#

// line items
#_ x ram:LineID 1 _#
#_ x ram:BilledQuantity 1 _#
#_ x ram:LineTotalAmount 800 _#
#_ x ram:SpecifiedTradeProduct/ram:Name Pink Hammers _#

#_ x_clone ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem _# // copy previous line item
#_ x ram:LineID 2 _#
#_ x ram:BilledQuantity 1 _#
#_ x ram:LineTotalAmount 100 _#
#_ x ram:SpecifiedTradeProduct/ram:Name Blue Nails _#

#_ x_clone ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem _# // copy previous line item
#_ x ram:LineID 3 _#
#_ x ram:BilledQuantity 2 _#
#_ x ram:LineTotalAmount 100 _#
#_ x ram:SpecifiedTradeProduct/ram:Name Green Widgets _#



Hier geht es zur detaillierten Funktionsübersicht:

Hier geht es zur detaillierten Funktionsübersicht:

Funktionsübersicht



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Sollten Sie nähere Auskünfte benötigen oder haben Sie Fragen, so stehen wir gerne auch telefonisch über unseren Call me back Service zur Verfügung.


Wir wünschen Ihnen viel Spass beim Testen!

Ihr Broadgun Software Team



 


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